Kto jest administratorem moich danych?

Administratorem danych osobowych jest Moja Recepcja Sp. z o.o. z siedzibą przy ul Okulickiego 58/70 M7; 26-600 Radom, NIP 796-296-86-59, zarejestrowana w Sądzie Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000568838 (dalej: Moja Recepcja lub Portal).

Inspektor Ochrony Danych

Moja Recepcja wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się:

1. drogą e-mail: biuro@mojarecepcja.com.pl

2. pisemnie na adres Moja Recepcja 26-600 Radom, ul. Świętokrzyska 31/35.

Na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu Moja Recepcja przetwarza dane osobowe?

Moja Recepcja przetwarza dane osobowe użytkowników na podstawie i w związku z zawartą umową o świadczenie usług drogą elektroniczną – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W niektórych przypadkach, Moja Recepcja może wymagać dodatkowej weryfikacji przy zawieraniu umowy, w szczególności poprzez portal Facebook, zweryfikowanie numeru telefonu lub wykorzystanie konta Google. Jest to podyktowane koniecznością ustalenia tożsamości osób dodających rezerwacji wizyt i ma zapewnić poszanowanie praw użytkowników, jak i Profesjonalistów.

Ponadto, Moja Recepcja przetwarza dane osobowe użytkownika na podstawie usprawiedliwionych interesów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dotyczy to w szczególności przetwarzania danych osobowych w celach informowania użytkownika o umówionej wizycie, zbliżającym się terminie wizyty lub jej odwołaniu przez Placówkę Medyczną lub Profesjonalistę. Na tej podstawie prawnej Moja Recepcja przetwarza dane osobowe w związku z prośbami o ocenę satysfakcji umówionej i zrealizowanej wizyty.

Natomiast w zakresie danych osobowe o stanie zdrowia (tzw. szczególna kategoria danych osobowych) Moja Recepcja przetwarza te dane osobowe na podstawie wyraźnej zgody użytkownika art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. RODO.

Celem przetwarzania danych osobowych jest:

  1. świadczenie na rzecz użytkownika usług opisanych w Regulaminie,
  2. realizacja umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną,
  3. umożliwienie użytkownikowi zarezerwowania terminu wizyty u wybranego Profesjonalisty i zapewnienie użytkownikowi informacji na temat takiej wizyty, w szczególności poprzez powiadomienie sms i e-mail o zarezerwowaniu terminu wizyty, powiadomienie sms i e-mail o zbliżającym się terminie wizyty, powiadomienie sms i e-mail o odwołaniu terminu wizyty, przesłanie informacji z prośbą o ocenę satysfakcji wizyty.
  4. umożliwienie użytkownikowi zarezerwowania terminu wybranego przez użytkownika badania,
  5. zadawanie pytań Profesjonalistom oraz dodanie opinii o Profesjonalistach.

Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Brak podania danych osobowych uniemożliwi firmie Moja Recepcja świadczenie usług.

Zgoda użytkownika na przetwarzanie danych osobowych w zakresie danych o stanie zdrowia jest niezbędna do zarezerwowania terminu wizyty u wybranego Profesjonalisty. Brak zgody uniemożliwi zarezerwowanie terminu wizyty u wybranego Profesjonalisty. Zgoda ta jest też wymagana przy rezerwowaniu terminu wybranego przez użytkownika badania.

Zgoda użytkownika na przetwarzanie danych osobowych w zakresie danych o stanie zdrowia jest niezbędna do zadania pytań Profesjonaliście. Brak zgody uniemożliwi zadanie pytania Profesjonaliście.

Zgoda użytkownika na przetwarzanie danych osobowych w zakresie danych o stanie zdrowia jest niezbędna do dodania opinii o Profesjonaliście. Brak zgody uniemożliwi dodanie opinii o Profesjonaliście.

Jaki zakres danych osobowych Moja Recepcja może zbierać podczas umawiania wizyty?

Podczas umawiania wizyty u wybranego Profesjonalisty Moja Recepcja może zbierać następujące dane osobowe:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • datę i rodzaj wizyty.

Jeżeli poszczególni Profesjonaliści lub Salony wymagają dla zarezerwowania wizyty podania dodatkowych danych osobowych, Moja Recepcja będzie pobierał te dane od użytkownika – dotyczy to np. numeru PESEL.

W przypadku umawiania wizyty dla kogoś innego (np. członka rodziny czy znajomego), Moja Recepcja będzie przetwarzał dane osoby, która umówiła wizytę i dla której wizyta jest umawiana.

Czy Moja Recepcja przekazuje dane osobowe innym podmiotom (np. firmom, lekarzom)?

W przypadku zarezerwowania terminu wizyty u wybranego Profesjonalisty oraz zarezerwowania wybranego badania, dane osobowe użytkownika podane podczas rezerwacji zostaną przekazane temu Profesjonaliście lub Placówce Medycznej, w której Profesjonalista świadczy swoje usługi. Przekazane w ten sposób dane osobowe mogą być widoczne nie tylko dla Profesjonalisty, ale również dla osób zatrudnionych przez niego lub pracujących w Salonach takich jak lekarze, recepcjonistki, pomoc medyczna.
Moja Recepcja nie kontroluje ani nie bada sposobu w jaki profesjonaliści i placówki medyczne wykorzystują udostępnione im przez Moja Recepcja dane osobowe użytkowników.

Moja Recepcja może przekazywać również dane osobowe użytkowników do Tele-medico sp. z o.o. z siedzibą w Radomiu w zakresie w jakim użytkownik umówił przez serwis Spotmedica.pl termin telekonsultacji lekarskiej w portalu Spotmedica.com, którego właścicielem jest Tele-medico. Tele-medico. jest podmiotem wykonującym działalność leczniczą w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej i przetwarza dane osobowe dla celów wykonywania tej działalności.

Moja Recepcja może również przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

  • firmy księgowe i audytorskie,
  • kancelarie prawne,
  • firmy świadczące usługi informatyczne, w tym obsługujące serwery, z których korzysta Moja Recepcja,
  • firmy świadczące usługi call center i wysyłki sms oraz e-mail.

Moja Recepcja przekazuje również podmiotom zewnętrznym zanonimizowane ciasteczka (cookies) i inne zanonimizowane dane o użytkownikach Serwisu. Dane te nie pozwalają na odszyfrowanie aktywności konkretnego użytkownika w Serwisie, jak również nie pozwalają na jego identyfikację, ale pozwalają określić dane geograficzne, statystyczne i demograficzne użytkowników. Przekazywanie tych danych ma na celu poprawę funkcjonowania Serwisu przez zaimplementowanie odpowiednich narzędzi podwyższających atrakcyjność Serwisu.

Czy Moja Recepcja przekazuje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Z uwagi na zawarte umowy z podmiotami zewnętrznymi, w szczególności dotyczące utrzymania infrastruktury informatycznej, Moja Recepcja może przekazywać dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazywanie danych osobowych odbywa się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych, takich jak standardowe klauzule umowne, reżim Privacy Shield lub inne podobne instrumenty prawne przewidziane w RODO.

Czy moje dane osobowe będą widoczne dla innych osób i korzystających z Internetu?

Dane osobowe użytkownika takie jak imię lub nazwisko, pytanie zadane Profesjonaliście oraz dodana opinia o Profesjonaliście mogą być widoczne dla innych osób i korzystających z Internetu. Te dane osobowe nie są przez Moja Recepcja anonimizowane i są prezentowane na Profilach Profesjonalistów, na których użytkownik dodał opinię.

Czy mogę wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych o stanie zdrowia?

Tak. Każdy użytkownik może wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych o stanie zdrowia. Wycofać zgodę można w każdym momencie. Moja Recepcja informuje, że wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego Moja Recepcja dokonał na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Czy Moja Recepcja ma dostęp do prywatnych pytań i wiadomości?

Prywatne pytania i wiadomości umieszczane są na serwerach i w bazach danych SMoja Recepcja. Tym samym Moja Recepcja ma dostęp do prywatnych pytań i wiadomości. Jednak dostęp ten jest ograniczony tylko do pracowników, którzy zajmują się administrowaniem serwerami i bazami danych, a także mają specjalne upoważnienia nadane przez Moja Recepcja. Moja Recepcja stosuje również specjalne narzędzia, które mają za zadanie identyfikować i zapobiegać nadużyciom i zagrożeniom związanym z korzystaniem z Serwisu. Narzędzia te w sposób automatyczny monitorują treści zamieszczane w Serwisie, w tym prywatne pytania i wiadomości.

Czy Moja Recepcja przetwarza dane osobowe użytkowników (pacjentów) w celach marketingowych?

Nie. Moja Recepcja nie wykorzystuje danych osobowych użytkowników będących pacjentami w celach marketingowych.

Czy Moja Recepcja dokonuje profilowania?

Na podstawie zanonimizowanych danych dostarczonych przez użytkowników Serwisu (pliki cookies, dane o wykorzystywanym urządzeniu itp.) Moja Recepcja może dokonywać profilowania, tj. dostosowywać zawartość Serwisu do preferencji użytkowników. Podstawą prawną tego działania, pomimo że w tym zakresie nie dochodzi w ocenie Moja Recepcja do przetwarzania danych osobowych, jest uzasadniony interes Moja Recepcja (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dokonując analizy ochrony praw i wolności uznaliśmy, że takie działanie nie ma istotnego wpływu na prywatność użytkowników. Działania te pozwalają nam na lepsze świadczenie usług i dostosowanie Serwisu do potrzeb użytkowników. Działania te odzwierciedlają więc oczekiwania użytkowników.

Jak długo Moja Recepcja będzie przechowywać moje dane osobowe?

Moja Recepcja będzie przechowywać dane osobowe przez cały okres obowiązywania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Po zakończeniu umowy dane osobowe będą przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, w tym roszczeń podatkowych lub cywilnych.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej wycofania.

Jakie są prawa użytkowników w związku z ich danymi osobowymi?

Prawo do sprzeciwu – art. 21 RODO.

Każdy użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystania danych osobowych, w tym profilowania, jeżeli Moja Recepcja przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub w przypadku profilowania lub marketingu bezpośredniego.

Rezygnacja (wypisanie się) z otrzymywania informacji o umówionych wizytach, wniesienie sprzeciwu od otrzymywania próśb o wypełnienie ankiet satysfakcji po umówionej wizycie będzie oznaczała sprzeciw w stosunku do przetwarzania danych osobowych. Jeżeli wniesienie sprzeciwu będzie odpowiadało prawu, w takim przypadku Moja Recepcja nie będzie przetwarzał już danych osobowych w tym celu.

Prawo dostępu do danych – art. 15 RODO.

Każdy użytkownik ma prawo do uzyskania od Moja Recepcja potwierdzenia, czy Moja Recepcja przetwarza jego dane osobowe. Żeby przekazać potwierdzenie właściwej osobie i nie naruszyć tym samym praw innych osób, Moja Recepcja może prosić o przekazanie dodatkowych informacji w celu potwierdzenia tożsamości.

Wykonując to prawo, każdy użytkownik może:

  • uzyskać dostęp do swoich danych osobowych;
  • uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza EOG. Ponadto, każdy użytkownik może uzyskać kopię danych osobowych jakie są przetwarzane przez Moja Recepcja

Prawo do poprawiania danych osobowych – art. 16 RODO.

Każdy użytkownik ma prawo w dowolnym momencie poprawić dane osobowe go dotyczące, jeżeli dane osobowe przetwarzane przez Spotmedica są nieprawidłowe. Każdy użytkownik ma również prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia dotyczących tych danych.

Prawo do bycia zapomnianym – art. 17 RODO.

Każdy użytkownik ma prawo do żądania usunięcia części lub całości swoich danych osobowych. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku:

  • cofnięcia zgody na przetwarzania danych osobowych,
  • dane osobowe stały się zbędne dla celów w jakich Moja Recepcja przetwarzał te dane osobowe,
  • wniesiony został sprzeciw zgodny z art. 21 RODO, a Moja Recepcja nie dysponuje inną podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych,
  • dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
  • dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie polskim.

Pomimo wykonania prawa do bycia zapomnianym Moja Recepcja może w dalszym ciągu przetwarzać wszystkie lub część danych osobowych z uwagi m.in. na obowiązki prawne ciążące na Moja Recepcja (np. obowiązki podatkowe) lub z uwagi na obronę lub dochodzenie ewentualnych roszczeń.

Prawo do ograniczenia przetwarzania – art. 18 RODO.

Każdy użytkownik, zgodnie z art. 18 ROO, ma prawo do ograniczenia przetwarzania dotyczących go danych osobowych. Prawo to oznacza, że użytkownik ma prawo zażądać, aby jego dane osobowe nie były przetwarzane do czasu rozpatrzenia żądania. W takiej sytuacji użytkownik nie będzie miał dostępu tylko do takich funkcjonalności Moja Recepcja, które nie będą łączyło się z wykorzystaniem danych osobowych.

Prawo to można wykonać w następujących sytuacjach:

  • gdy użytkownik kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas Moja Recepcja ograniczy ich wykorzystanie na czas potrzebny do sprawdzenia prawidłowości danych osobowych, jednak nie dłuższy niż 14 dni,
  • gdy przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych użytkownik zażądał ograniczenia ich wykorzystania;
  • gdy dane osobowe użytkownika przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub wykorzystywane, ale są one potrzebne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • gdy użytkownik wniósł sprzeciw wobec wykorzystania danych osobowych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy ochrona interesów, praw i wolności użytkownika przeważa nad interesami, które realizuje Moja Recepcja, przetwarzając dane osobowe użytkownika.

Prawo do przenoszenia danych – art. 20 RODO.

Każdy użytkownik, zgodnie z art. 20 RODO, ma prawo do przenoszenia dotyczących go danych osobowych. Prawo do przenoszenia danych oznacza, że użytkownik ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym formacie dane osobowe, które dostarczył Moja Recepcja. Dane te można przesłać dowolnemu podmiotowi. Można również wnioskować, żeby Moja Recepcja przesłał te dane osobowe innemu, wskazanemu przez Użytkownika, administratorowi, o ile będzie to technicznie możliwe.

Czy mam prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, każdy użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W jaki sposób Moja Recepcja zabezpiecza dane osobowe?

Moja Recepcja dokłada starań, aby przetwarzane dane osobowe były bezpieczne. W tym celu stosowane są rozwiązania techniczne i organizacyjne, które mają za zadanie zabezpieczenie danych osobowych. Tymi środkami są w szczególności:

  • regularne testowanie infrastruktury informatycznej pod kątem bezpieczeństwa,
  • kontrolowanie dostępu do danych w ramach spółki Moja Recepcja,
  • metody kryptograficzne.

Kiedy Moja Recepcja występuje jako tzw. podmiot przetwarzający?

W związku z zawieranymi z Profesjonalistami i Placówkami umowami dotyczącymi świadczenia usług, Profesjonaliści i Placówki mogą wprowadzać do oprogramowania komputerowego oferowanego im w ramach umowy dane osobowe osób, które nie są użytkownikami serwisu Moja Recepcja. Oprogramowanie komputerowe dostarczane przez Moja Recepcja pozwala Profesjonalistom i Placówkom między innymi na zarządzanie grafikiem pracy, wpisywaniu danych osobowych swoich pacjentów oraz przesyłania swoim pacjentom informacji SMS lub e-mail o umówionej lub odbytej wizycie lekarskiej. W tym celu Profesjonaliści i Placówki mogą wprowadzać do tego oprogramowania dane osobowe. W zakresie dostarczania oprogramowania komputerowego dla Profesjonalistów i Placówek, Moja Recepcja występuje jako tzw. podmiot przetwarzający, o którym mowa w art. 28 RODO. Moja Recepcja jako podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na polecenie Profesjonalistów i Placówek oraz nie wykorzystuje ich we własnych celach. Dotyczy to w szczególności wysyłania do osób, których dane osobowe zostały podane przez Profesjonalistów lub Placówek informacji SMS i e-mail z przypomnieniami o wizytach lub informacji po odbytej wizycie.
Profesjonaliści i Placówki samodzielnie decydują o zakresie wprowadzanych do oprogramowania komputerowego udostępnionego przez Moja Recepcja danych osobowych. Również samodzielnie Profesjonaliści i Placówki decydują o wysyłce do swoich pacjentów SMS-ów i e-maili dotyczących wizyt. Jeżeli nie chcą Państwo otrzymywać takich wiadomości, prosimy o kontakt bezpośrednio z profesjonalistą lub salonem, który zlecił wysyłkę tego typu wiadomości.

Jak mogę się skontaktować w sprawie moich danych?

Kontakt w sprawie danych jest możliwy:

  • przez formularz kontaktowy;
  • Za pośrednictwem maila: biuro@mojarecepcja.com.pl;
  • korespondencyjnie na adres siedziby: Moja Recepcja, Radom 26-600, Świętokrzyska 31/35;